Dans cette session, Larry Eiring, président de la Section pour la formation initiale et continue (SAE) du CIA, a présenté une analyse des défis que présente la société de l’information actuelle dans un environnement électronique en termes de gestion des documents électroniques et de formation à leur prise en compte. Au-delà des défis techniques que peuvent poser les divers standards existants, ou des défis culturels liés à l’accès à l’information publique électronique, à sa fiabilité, à sa conservation, il a insisté sur le grand défi des différences entre générations.

Parmi les personnes qui peuvent avoir à prendre en charge des archives électroniques et ont par conséquent besoin de formation, il importe en effet de distinguer les générations plus anciennes et plus récentes. Leurs attitudes à l’égard de l’information électronique diffèrent : plus de méfiance de la part des générations anciennes, qui sont moins à l’aise avec les outils informatiques, trop de confiance de la part des jeunes, qui voient moins l’intérêt d’une réelle gestion organisée de cette information électronique. Leurs besoins en terme de formation diffèrent également (en salle ou en ligne, dans un cadre organisé ou à son propre rythme, etc.).

Pour réussir une formation à la gestion des documents électroniques, le formateur doit bien analyser les besoins de son public, pour le contenu comme pour la méthode d’enseignement. Les compétences nécessaires pour répondre à tous ces besoins sont difficiles à réunir en une seule personne : maîtrise de la théorie archivistique, compréhension des technologies de l’information, capacité à expliquer des concepts techniques en termes simples, expériences en gestion de collections physiques et électroniques, connaissance des différentes techniques d’enseignement, etc.

Pour répondre à ce défi, une approche intéressante est de développer des partenariats, de réunir toutes les compétences nécessaires en associant des formateurs différents.

Vous pourrez retrouver les éléments de cette session après le congrès sur le site Internet de l’ARMA.

Larry Eiring, Chair of the Section for Archival Education and Training (SAE), presented an analysis of the challenges faced in today’s information society for electronic records management and for the education and training that it requires. More than technical challenges, like various standards, or cultural challenges due to access to electronic public information, its trustworthiness, and its preservation, Mr. Eiring stressed the great challenge of the cultural gap between generations.

It’s necessary to take different approaches to training and educating older generations versus their younger counterparts. Each age group faces their own challenges: older generations can be more resistant to new technologies and less skilled with electronic tools, while the younger generations can be too trustful of electronic systems and less interested about a proper management of electronic information. Their learning needs differ as well (on site or online, with an organized program or at their own pace, etc.).

For an education or training program in electronic records management to be a success, the trainer must have a good understanding of his audience’s needs, in terms of content as well as teaching method. The qualifications needed are difficult to find in one person: knowledge of the fundamentals of archives and records management, understanding of the ICT, capacity to explain technical concepts in understandable words, experiences in managing physical and electronic collections, knowledge of the teaching methods, etc.

To help respond to this challenge, an interesting and new approach is to create partnerships in order to bring together different trainers with complimentary qualifications.

Cécile Fabris